Vedtekter for Stiftelsen romanifolkets/taternes kulturfond

§ 1 Stiftelsens navn
Stiftelsens navn er ”Stiftelsen romanifolkets/taternes kulturfond”.

§ 2 Stiftelsens forretningssted
Stiftelsen har sitt forretningssted i Oslo. Endret lokalisering kan bestemmes ved omdanning (vedtektsendring) med ¾ flertall, jf. § 16.

§ 3 Formål
Stiftelsens styre skal forvalte avkastningen av Romanifolkets/taternes kulturfond på en slik måte at fondet bidrar til tiltak og aktiviteter som fremmer bevaring og utvikling av romanifolkets/taternes kultur, språk og historie.

Stiftelsens midler skal ikke brukes til individuelle erstatninger.

§ 4 Stiftelseskapital
Stiftelsens grunnkapital skal utgjøre minst 100 000 kroner. Grunnkapitalen kan ikke brukes til utdeling av tilskudd.

Stiftelsen skal, om mulig, søke å framskaffe ytterligere midler til stiftelsens grunnkapital.

Stiftelsen finansieres av avkastningen av Romanifolkets/taternes kulturfond som utbetales årlig fra staten.

§ 5 Virksomhet
Der ikke annet er angitt i vedtektene og godkjent av Stiftelsestilsynet, følger stiftelsen bestemmelsene i stiftelsesloven. Stiftelsen er ikke å regne som en næringsdrivende stiftelse.

Stiftelsen kan samarbeide med institusjoner og organisasjoner med lignende formål som stiftelsen. Et samarbeid må vedtas med 2/3 flertall i stiftelsens styre og berettiger ikke til styrerepresentasjon.

§ 6 Retningslinjer for utdeling av avkastning
Stiftelsens styre foretar utdeling av avkastning fra fondet etter retningslinjer for søknads- og utdelingsprosedyrer.

Stiftelsens styre skal utarbeide retningslinjer for tildelinger fra fondet som må vedtas med ¾ flertall. Endringer av retningslinjene må vedtas med minst ¾ flertall i styret. Stiftelsens årsmøte skal kunne behandle retningslinjene. Eventuelle vedtak om retningslinjene på årsmøtet er kun rådgivende overfor styret.

§ 7 Styrets sammensetning
•  Styret er stiftelsens høyeste organ.
• Stiftelsens styre skal bestå av representanter fra de av romanifolkets/taternes organisasjoner som er godkjent av Arbeids- og inkluderingsdepartementet som er berettiget til grunnstøtte. Departementet skal sende liste over hvilke organisasjoner som er aktuelle til stiftelsens styre og til berørte organisasjoner straks søknadene om grunnstøtte er avgjort, og senest innen 1. mars hvert år.
•  Styrets representanter velges på årsmøtet til de godkjente organisasjonene som representerer romanifolket/taterne. Valg kan skje før listen over aktuelle organisasjoner foreligger med forbehold om at det ikke har virkning før departementets liste foreligger.
•  Alle styrerepresentanter velges for ett år av gangen. Både den enkelte organisasjons og statens representant kan gjenvelges.
•  Styret består i utgangspunktet av tre (3) representanter fra hver godkjente organisasjon, samt én (1) representant oppnevnt av staten. Dersom det er fem (5) eller flere organisasjoner som velger representanter kan hver godkjente organisasjon stille med to (2) representanter. Antall representanter fra organisasjonene økes umiddelbart til tre (3) når det er fire (4) eller færre organisasjoner som velger til styret.
•  Organisasjoner som blir godkjent for å motta grunnstøtte kan tre inn i styret i stiftelsen straks avgjørelsen er fattet og de har oppnevnt styrerepresentanter.
•  Organisasjonene kan oppnevne vararepresentant for sine styrerepresentanter.

•  Dersom en organisasjon ikke lenger oppfyller kriteriene for å motta grunnstøtte, skal denne organisasjonens representanter tre ut av stiftelsens styre med umiddelbar virkning.
•  Dersom en organisasjon ønsker å trekke seg fra stiftelsens styre, kan den tre ut med umiddelbar virkning. Organisasjonen har da anledning til å tre inn igjen påfølgende år.
•  Departementet oppnevner én (1) representant og én (1) vararepresentant for staten.
•  Representanter må oppfylle kravene i stiftelsesloven § 27. Representant oppnevnt av staten, må i tillegg oppfylle kravene i stiftelsesloven § 27 a , andre pkt.
•  Styrerepresentanter som ønsker å tre ut av styret, skal skriftlig meddele dette til styret. Den organisasjonen som styrerepresentanten representerer har da anledning til å oppnevne en ny representant som fungerer fram til neste årsmøte hvor det velges representanter til stiftelsens styre. Dersom leder eller nestleder ønsker å tre ut av styret, utpeker styret ny leder/nestleder.
•  Styret velger leder og nestleder for ett år av gangen. Samme organisasjon kan ikke ha leder og nestleder samtidig. Samme organisasjon kan heller ikke ha styreleder eller nestleder to år på rad. Derimot kan en organisasjon ha leder et år og nestleder påfølgende år eller omvendt.

§ 8 Styrets arbeidsform
•  Det skal være minst ett styremøte pr. halvår, og ellers når styret beslutter det. Det skal dessuten holdes styremøte når mer enn 50 % av styrets representanter skriftlig ber om det, og da senest innen en måned etter at ønsket er framsatt. Stiftelsens revisor eller Stiftelsestilsynet kan også kreve at det innkalles til styremøte. De samme kan kreve at styret behandler bestemte saker.
•  For at styret skal være beslutningsdyktig, må mer enn 50 % av styrets representanter eller vararepresentanter være til stede. Dessuten må minst to (2) av de ordinære styrerepresentantene være til stede.
•  Styremøtene ledes av stiftelsens styreleder. Ved forfall hos denne, skal styrets nestleder lede møtet. Ved forfall hos både styreleder og nestleder, skal en av de frammøtte faste styrerepresentantene lede møtet.
•  Ved eventuell stemmelikhet i vedtakssaker, har den som leder styremøtet dobbeltstemme i saker som er lovpålagte oppgaver og saker som er nødvendige for den daglige driften (årsrapport, regnskap, lønn og husleie m.v.) Dobbeltstemme kan ikke brukes for å vedta utdelinger. Dobbeltstemme kan ikke brukes for å oppnå stemmelikhet.
•  Statens representant har talerett og forslagsrett på styremøtene, men ikke stemmerett.
•  Det skal innkalles til styremøter med minst to ukers varsel. Innkallingen skal være skriftlig og inneholde: tid og sted for møtet, forslag til dagsorden, sakspapirer.
•  Styret kan gi vararepresentantene møte- og talerett.
•  Ved behov kan styret kalle inn representanter fra myndighetene eller representanter fra andre organer eller organisasjoner til styremøter.
•  Stiftelsens revisor og Stiftelsestilsynet har rett, men ikke plikt, til å være på styremøtene. Revisor har kun talerett på styremøtene i saker som angår regnskap og økonomi. Stiftelsestilsynet har kun talerett i de saker som angår stiftelsesloven.
•  Det skal føres protokoll på alle styremøter. Protokoller skal nummereres fortløpende i forhold til år og sak. Protokollene skal minst inneholde:
•  tid og sted for styremøtet
•  hvem som var til stede
•  hvem som hadde meldt forfall
•  dagsorden for styremøtet
•  kort redegjørelse for de enkelte sakene
•  vedtak som ble fattet
•  En styrerepresentant som ikke er enig i styrets vedtak, kan kreve sin oppfatning ført inn i protokollen. Denne oppfatning må leveres skriftlig til den som fører protokoll for møtet. Protokollen skal sendes ut til styrerepresentantene senest to uker etter at styremøtet er avholdt. Kun de som var til stede på styremøtet kan uttale seg om protokollen. Dersom det ikke er kommet skriftlige innsigelser mot protokollen senest to uker etter at den er blitt sendt ut, anses protokollen som vedtatt. Dersom det kommer skriftlige innsigelser til en protokoll, skal dette tas opp på førstkommende styremøte som, ved mer enn halvparten av stemmene blant de som var til stede på gjeldende møte, kan vedta protokollen. Skriftlige innsigelser mot protokollen kan kun dreie seg om hvorvidt man mener protokollen ikke er korrekt ført i forhold til hvem som var til stede og hva som ble vedtatt på møtet.
•  Protokollen skal underskrives av alle representantene som har deltatt i styre-behandlingen.
•  Den enkelte styrerepresentant har plikt til å sette seg inn i stiftelseslovens til enhver tid gjeldende regler og skaffe seg nødvendig kunnskaper om organisasjonsarbeid og -drift.
•  Styrerepresentantene har taushetsplikt om noens personlige forhold de får kjennskap til i forbindelse med utøvelse av vervet.

§ 9 Styrets oppgaver
Styret skal:
•  sørge for at stiftelsens økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med stiftelsens formål og vedtekter, stiftelsesloven, god regnskapskikk og øvrige bestemmelser som gjelder for stiftelsen
•  utarbeide retningslinjer for tildelinger fra fondets avkastning
•  halvårlig utlyse utdeling av avkastningen fra fondet
•  fatte vedtak om tildelinger i tråd med vedtektene og retningslinjene for tildeling etter søknadene er behandlet, sette størrelsen på tildelingene og sørge for utbetalinger
•  sørge for at det rapporteres tilfredsstillende fra tiltak/prosjekter som har fått støtte fra fondet, herunder forsvarlig regnskapsrapportering
•  fastsette størrelsen på honoraret til styre- og vararepresentanter. Honoraret kan ikke overstige nivået for godtgjøring som gjelder for deltakelse i statlige utvalg.
•  behandle andre saker om stiftelsens drift
•  forberede årsmøtet og sakspapirer til dette
•  delta på årsmøtet
•  representere stiftelsen utad, men kan delegere slik representasjon til en eller flere styrerepresentanter, eventuelt til daglig leder
•  hvert år innen utgangen av mai sende revidert årsregnskap til Regnskapsregisteret i henhold til regnskapsloven § 8-2, 1. ledd

§ 10 Sekretariat
Drift av et sekretariatet, lønn til daglig leder og utgifter til styrets arbeid skal i utgangspunktet dekkes av avkastningen fra fondet. Stiftelsens styre kan søke det offentlige om midler til hel eller delvis finansiering av et sekretariat.

§ 11 Daglig leder
Dersom styret finner det organisatorisk hensiktsmessig og økonomisk forsvarlig, kan styret ansette daglig leder, eller annen administrativ ansatt, på hel- eller deltid. Daglig leder kan ikke sitte i stiftelsens styre, eller i styret til noen av organisasjonene som er representert i stiftelsens styre. Styret har arbeidsgiveransvaret og skal utarbeide ansettelsesavtale og stillingsinstruks for den/de ansatte.

Daglig leder har møteplikt med talerett og forslagsrett på styremøter og årsmøtet. Eventuelt øvrige ansatte har møte- og talerett på styremøter og årsmøtet.

§ 12 Årsmøtet
1) Årsmøtet avholdes før 1. mai hvert år.

2) Årsmøtet skal bestå av representantene i stiftelsens styre, samt tre ekstra representanter fra hver av romanifolkets/taternes organisasjoner som oppfyller kriteriene for å ha representanter i styret.

3) Staten deltar på årsmøtet med 3 observatører oppnevnt av departementet. Observatørene har møterett og årsmøtet kan gi dem talerett.

4) Sted og dato for årsmøtet skal meddeles de i styret representerte organisasjoner og staten senest 2 måneder før årsmøtet avholdes. Innkomne forslag til årsmøtet skal være sendt stiftelsens styre senest én måned før årsmøtet. Kun de organisasjoner som er representert i stiftelsens styre og de som ellers kan delta på årsmøtet, kan sende inn forslag. Sakspapirer til årsmøtet skal være sendt til årsmøterepresentantene senest én uke før årsmøtet. Alle innkomne forslag skal være behandlet av stiftelsens styre, som skal ha avgitt sin innstilling til det enkelte forslaget. Innstillingene sendes ut sammen med øvrige sakspapirer, som skal være:
•  styrets årsmelding
•  revidert regnskap
•  styrets forslag til virksomhetsplan for kommende periode
•  styrets forslag til budsjett for kommende periode
•  oversikt over tildelinger som har blitt gjort i perioden

5) Årsmøtet skal ta utgangspunkt i følgende dagsorden:

6) Et vedtak på årsmøtet fattes dersom mer enn 50 % av de stemmeberettigede årsmøtedelegatene stemmer for det.

7) Vedtak som gjøres på årsmøtet, er kun rådgivende overfor stiftelsens styre.

8) Årsmøtet kan ikke fatte vedtak som er i strid med stiftelsesloven, regnskapsloven eller tilhørende gjeldende forskrifter.

§ 13 Regnskap og revisjon
Stiftelsen er regnskaps- og revisjonspliktig etter de til enhver tid gjeldende bestemmelser i regnskapsloven som omfatter stiftelser, samt bestemmelsene i revisorloven og stiftelses-loven.

§ 14 Revisor
Stiftelsen skal ha regnskapsfører og statsautorisert revisor som velges av stiftelsens styre.

§ 15 Statens representant
Statens representant overfor stiftelsen er Arbeids- og inkluderingsdepartementet.

Departementets rolle i vedtektene forblir uendret, selv om departementet skulle endre navn i forbindelse med omorganisering av departementene.

§ 16 Omdanning
Stiftelsens styre kan foreta omdanning av stiftelsen i henhold til stiftelseslovens bestemmelser. Vedtak om omdanning krever ¾ flertall i styret. For vedtak om omdanning (vedtektsendringer) som gjelder formål, forretningssted og valg av styret kreves det 3/4 flertall blant styrets representanter.

Før det fattes vedtak om omdanning, skal det innhentes uttalelse fra staten ved ansvarlig departement.

Styret kan ikke fatte vedtak om vedtektsendringer som er i strid med stiftelsesloven eller stiftelsesdokumentet.

§ 17 Opphevelse
Opphevelse av stiftelsen må først være vedtatt av styret med ¾ flertall og deretter av stiftelsens årsmøte med ¾ flertall. Før opphevelse vedtas, skal staten ved ansvarlig departement informeres. For øvrig gjelder reglene i stiftelsesloven § 52.

§ 18 Godkjenning av vedtektene
Disse vedtektene er godkjent av oppretter den 11. oktober 2007 og gjøres gjeldende fra samme dato.

Stiftelsens retningslinjer fastsetter styret selv.